Как заполняется уведомление о вручении письма

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма

Как заполняется уведомление о вручении письма

Почтовые отправления в некоторых случаях могут не доходить адресату, и, чтобы узнать, когда он получит письмо или посылку, запрашивается уведомление о вручении.

Это отдельный документ, который тоже необходимо уметь правильно составить, чтобы информация о поступлении письма вовремя пришла обратно.

Чтобы не тратить много времени на подготовку вкладыша, необходимо разобраться, как правильно заполнить уведомление о произошедшем вручении заказного письма, тем самым сократив вероятность ошибок.

Уведомление о вручении – что это

Уведомлением называется отдельный документ, который предоставляет отправителю информацию о том, что почта доставлена и была принята адресатом. Составляется уведомление по форме 119, которая официально учреждена внутри почтовой организации, причем заполняться она должна отправителем. Кроме заказного письма, уведомление можно заказать к таким посланиям:

  • ценное письмо;
  • заказной конверт 1-го класса;
  • бандероли обоих типов;
  • посылки.

Бланк всегда пересылается вместе с конвертом или коробкой до места вручения, а поскольку заказное всегда вручается под роспись адресата, с получением ответа не возникает проблем. Данный документ остался еще с тех времен, когда телефонная связь была дорогой и неудобной, а отправители желали знать об успешности доставки.

Виды уведомлений Почты России

Несмотря на то, что отчеты о прибытии письма являются достаточно простыми в исполнении, они также подразделяются на виды. К примеру, выделяются простые и заказные типы, которые отличаются, по большей части, способом вручения. Отправитель сам выбирает разновидность информирования, и в дальнейшем от этого зависит то, насколько удобно он примет уведомление.

Простые

Простое уведомление заключается в том, что само отправление вручается адресату под роспись, он ставит свой автограф на бланке, но обратно бумажку не приносят в руки, а бросают в почтовый ящик отправителя. В этом случае шанс утери документа увеличен, поскольку некоторые люди не заглядывают в свои ящики, тогда необходимо оформлять заказной тип уведомления.

Заказные

Эта разновидность отличается тем, что письмо по-прежнему отдается адресату под его роспись, а документ о получении также приходит отправителю, который также расписывается.

Здесь используется более строгий подход к оформлению, но и доплата за подобный выбор немного выше, чем в случае со стандартным.

В зависимости от типа доставки заказного письма, уведомление составляется в любом случае, но если у отправителя будет время на повторное получение, он может запросить заказное уведомление.

Если же времени на роспись и принятие не будет, можно запросить стандартный вид информирования. Тогда понадобится регулярно проверять почтовый ящик, чтобы получать информацию о прибытии письма.

Образец заполнения бланка уведомления для отправлений по России

Для внутрироссийских отправлений используется форма 119, которая выдается на почте бесплатно. Заполнить уведомление о вручении заказного письма сначала должен отправитель, внеся следующую информацию:

  • вид и категория отправления, поставив пометку в квадратах;
  • ФИО лица, которое примет сведения обратно;
  • адрес направления сообщения;
  • категория отчета о доставке, здесь выбирается, будет оно простым или заказным.

На обратной части отправитель должен писать вид и категорию пересылаемого послания, а также адрес получателя письма или посылки.

Адресат или его законный представитель при получении должен предъявить удостоверение личности и поставить подпись не только в извещении формы 22, но и на обратном документе.

Сам почтальон отмечает дату получения письма и вид (личное либо по доверенности). Далее бумага приходит отправителю вместе с остальными письмами в его адрес.

Образец заполнения уведомления для международных отправлений

Уведомление для посланий, которые направляются за границу, выполняются по образцу формы CN 07. Отправитель вписывает свои данные, вид послания, эту информацию следует уточнить у сотрудника почты при отправке. Обычно человек сам заполняет только графу, куда подлежит возврату документ, вписывая туда свои ФИО, улицу и номер дома, а также страну и город.

ЧИТАТЬ  Как следует правильно упаковать посылку для отправки почтой

Обычно уведомление международного масштаба приходит обратно гораздо дольше, но при наличии подписи всегда можно понять, тот ли человек получил отправление, и когда именно произошло вручение заказного письма. Доплата за такое информирование будет выше, чем в случае с внутрироссийским вариантом, но это особенно важно при длительных международных пересылках, когда риск утери документов достаточно высок.

Где можно взять бланки

Прежде всего, формы можно приобрести в любом отделении Почты России, причем плата нужна только за международный листок, а внутрироссийский уже входит в стоимость заказного послания.

Кроме того, в интернете можно найти варианты любых уведомлений, и выглядеть они будут как на почте, нужно только их распечатать на принтере, а заполнять можно и дома по вышеприведенным инструкциям.

Правда, следует заранее разобраться, где должен заполнить уведомление о вручении любого письма сотрудник почты, поскольку испорченный бланк придется переделывать на месте.

Важно! Существуют и сервисы, которые уже предоставляют готовый к распечатке и заполненный бланк, а информация в него вносится с помощью компьютерной техники. Далее готовую форму можно отправить на адрес электронной почты или по факсу, причем при возникновении ошибок можно внести правки. Это уменьшает время на заполнение и позволяет заранее проверить всю информацию, которая внесена в бланк.

Бумага о прибытии заказного письма запрашивается в том случае, если отправитель хочет удостовериться в доставке отправления в установленные сроки.

Существуют разные типы бланков, но они различаются преимущественно способом обратного вручения.

Также существуют внутрироссийские и международные уведомления, которые применяются для разных типов корреспонденции, но, разобравшись в общих правилах заполнения, впоследствии можно будет безошибочно вносить необходимую информацию.

Источник: https://oposylkah.com/pochta-rossii/zapolnit-uvedomlenie-o-vruchenii-zakaznogo-pisma.html

Как написать заказное письмо с уведомлением образец

Как заполняется уведомление о вручении письма

Заказное письмо нередко используется для отправки документов, фотографий, заявлений и печатной продукции. Чтобы быть уверенным, что отправление дошло до адресата, нужно заполнить специальное уведомление о вручении заказного письма. Как правильно это сделать, и какие существуют нюансы, рассмотрим в нашей статье.

Уведомление о вручении – что за документ

Уведомление о вручении представляет собой документ, доказывающий факт получения адресатом письма. Услуга позволит зафиксировать дату передачи корреспонденции. Наиболее часто документ применяется в судебной практике, когда конфликтующие стороны решают вопрос при помощи почтовой переписки.

Уведомление представляет собой специальный бланк. Заполнение в свободной форме не допускается. На территории России используется форма 119. Отправление за границу сопровождается бланком CN 07.

Бланк заполняется отправителем и пересылается одновременно с заказным письмом. Почтовый работник при вручении письма адресату заполняет уведомление и после проверки направляет его обратно на почтовый адрес отправителя.

Важно! Уведомление доставляется в течение срока доставки простой и заказной корреспонденции. То есть, в пути оно будет столько же, сколько почтовая открытка. Уточнить срок можно на сайте почты либо у оператора в ближайшем отделении.

Забрать письмо может не только получатель, но и его доверенное лицо. Сделать это можно при наличии паспорта и доверенности.

Виды уведомлений

Бумажное уведомление имеет две категории: простое и заказное. Простые опускаются в почтовый ящик отправителя, а заказные вручаются лично в руки под роспись.

Существует также электронный вариант, позволяющий отслеживать историю отправлений онлайн. Многие клиенты активно используют онлайн-ресурсы, поэтому выбирают такой вариант. После вручения послания адресату в личном кабинете пользователя можно посмотреть скан-копию бланка. В нем указано, кому и когда было вручено отправление.

Популярностью пользуется СМС-сервис. На мобильный телефон отправителя поступает сообщение с указанием информации о доставке. Стоимость услуги составляет 10 руб. за одно сообщение.

Оформлять СМС-информирование можно не только для отправителя, но и для адресата. При поступлении сообщения о том, что письмо поступило в отделение, можно идти и получать его.

На сайте Почты России представлены тарифы на все виды уведомлений. Простое стоит 28,5 руб., заказное обойдется дороже – 72 руб., электронное – 22,5 руб.

Выбор вида уведомления, как правило, зависит от целей его оформления. Если отправитель просто хочет удостовериться в том, что его конверт благополучно дошел до нужного пункта, то подойдет простое или СМС-уведомление.

Заполнить заказное письмо с заказным уведомлением нужно в тех случаях, когда требуется документальное подтверждение факта вручения. Используется чаще всего при деловых переписках, досудебном урегулировании.

Отправка важных документов дополнительно сопровождается описью вложения. В ней указывается содержимое конверта, поэтому получатель не сможет отрицать факт получения какого-либо документа.

Подробный образец заполнения

Заполнить почтовое уведомление можно в отделении либо дома. Бланк выдается бесплатно, образец заполнения можно посмотреть на сайте либо попросить помощи у сотрудника.

Заполнять правильно бланк нужно с обеих сторон. Сначала оформляется лицевая сторона:

  1. Проставляем галочку напротив простого или заказного уведомления.
  2. В разделе вида отправлений выбираем письмо.
  3. Вводятся ФИО, индекс и адрес отправителя.

Обратная сторона бланка будет заполняться аналогичным способом. Вписываем персональные данные, индекс и адрес получателя.

На лицевой стороне нужно писать данные отправителя, именно на этот адрес вернется документ после вручения отправления адресату.

Клиенты часто путаются и указывают данные получателя в не соответствующей графе. Если совершили оплошность, попросите чистый бланк и заново внесите сведения.

Как должен выглядеть бланк, можно узнать в интернете. Существуют специальные формы с заранее выделенными графами. Вписать данные можно от руки либо сначала внести информацию в электронном виде, а затем распечатать.

Если прийти в отделение с готовым бланком, то процесс отправки займет меньше времени. В случае ошибочного заполнения придется провести процедуру заново.

Как получить уведомление обратно

Уведомление отсылается обратно отправителю на тот адрес, который указан в бланке. Срок доставки чаще всего составляет 3-5 дней, в зависимости от расстояния пересылки.

Способы получения могут отличаться. Простое уведомление опускается в почтовый ящик. Заказное вручается лично отправителю, в этом случае исключается возможность потери документа. На сайте Почты России по трек-номеру можно отслеживать маршрут движения отправления.

В некоторых случаях уведомление теряется. Клиент вправе оставить претензию относительно качества работы почтового оператора. Можно обратиться к дежурному юристу на сайте и составить жалобу с подробным разъяснением причины.

При возникновении вопросов можно обратиться в почтовое отделение и получить консультацию сотрудника. Если подобную процедуру проводите впервые, лучше заручиться поддержкой специалиста.

Источник: https://itakstr.ru/kak-napisat-zakaznoe-pismo-s-uvedomleniem-obrazets/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.