Письмо с замечаниями

85 полезных фраз для деловых писем

Письмо с замечаниями

Недвижимость: Покупка / Продажа / Аренда / Сдать / Снять / Консультации / АН ИНФО
Сохранить информацию себе или отправить Ваше объявление в соц.сети можно просто нажав кнопки:

При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем.

Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов.

Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными.

Полезные формулировки для переписки

Начинаем  со своей целиНачинаем с интереса адресата
«Чего пришел»Явно«Обтекаемо»ПроблемаВозможность
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…Сообщаю Вам….Довожу до Вашего сведения, что…Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…В связи с  возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….Прошу оказать содействие…Прошу Вашего содействия в…Напоминаю (напоминаем) о…Прошу ликвидировать отставание (задолженность)Считаю необходимым обсудить с Вами …Хочу (хотим) согласовать с Вами….Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…Информирую (Вас) о…Позвольте проинформировать о…Обращаюсь к Вам в связи с…Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …Вынуждены сообщить…Ставим Вас в известность о…Настоящим извещаем (Вас) о…Уполномочен сообщить…Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…Предлагаем содействие в решении проблемы…Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…Рады (имеем честь) предложить (Вам)…Рады сообщить о возможности…Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Конкретные действия Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и  произвести оплату всех ранее полученных счетов за …Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….Требуем от… немедленного принятия мер…Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…Просим направить вашего представителя…
Заклю чение  Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)Ждем Вашего решения …Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Дополнительные формулировки

ПриветствиеПрощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемы Иван Петрович !Уважаемый господин министр!Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!Многоуважаемый… !С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…С благодарностью (признательностью) и уважением…С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Благодарность
Искренне  (от лица…, от имени…) благодарим…Выражаем благодарность (признательность)…С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…Благодарим…Хотим поблагодарить…

Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

Упоминание о санкциях
Мы будем вынуждены: обратиться в судебные органы (суд)         инициировать судебное разбирательство         отказаться от дальнейшего сотрудничества         пересмотреть планы (условия) сотрудничества         поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)         поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества         прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям         заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…         заявить о несогласии с фактами… Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд… Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…
Выражение отношения
С радостью (огорчением) сообщаем… К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

Реклама.Директ

За более подробной и актуальной информацией на текущий момент по
Недвижимости и Юридическим вопросам в городе Ярославле ( купить квартиру, дом, коттедж; сдать/снять жильё; оформить сделки купли-продажи/дарения/мены )

Вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону (4852) 932-532, +79023332532,

Viber, WhatsApp: 89023332532 или написать на электронную почту ooo_info@mail.ru (АН ИНФО), а так же отправить быстрое сообщение в Агентство недвижимости ИНФО Если Вы находитесь в Ярославле,

то можете просто заказать обратный звонок » и приехать к нам в офис

Агентства Недвижимости ИНФО г.Ярославль, Б.Октябрьская,67 »

Некоторые услуги Агентства можно заказать через сайт »

Источник: http://info.yarnet.ru/rieltor/index.php?id=155

Как написать деликатное письмо с критикой? | Pressfeed. Журнал

Письмо с замечаниями

Кажется, что за годы существования электронной почты мы так и не научились писать нормальные бизнес-письма — чтобы человек на другом конце понял вас как надо, разделил ваши взгляды и приступил к действиям. Особенно это касается писем, в которых содержится критика, замечания или прочий негатив.

Ясно и деликатно изложить свои претензии — дело не из легких. Но с такими письмами приходится сталкиваться практически каждому из нас.

Мы в Pressfeed решили призвать на помощь профессионала и перевести для вас колонку из Harvard Business Review, которую написала Джослин Глей — автор популярной книги по эффективным электронным письмам Unsubscribe.

Так как же написать деликатное письмо с критикой?

Когда речь заходит об обратной связи, электронная почта — очевидно, не самое подходящее для этого изобретение.

Как часто вы сами получали письма с краткой, но не слишком понятной критикой, которые приводили вас в бешенство? Или писали кому-то письмо с указанием некоторых замечаний, а в ответ получили e-mail, полный непонятного для вас гнева? Неужели электронная почта сделала нас коммуникационными инвалидами, не способными адекватно воспринять слова другого человека?

На самом деле, причина в том, что получателю нашего сообщения не хватает невербального подкрепления наших слов, чтобы сложить о сообщении чёткое представление.

Когда мы говорим с кем-то лично или хотя бы по телефону, человек видит или чувствует все наши невербальные сигналы — выражение лица, жесты, тон голоса — и, уже основываясь на этой информации, принимает решение о том, как же именно понимать ваши слова.

Когда мы пишем письмо, то лишаем нашего собеседника этой дополнительной информации, тем самым затрудняя взаимопонимание. Психолог Дэниэл Гоулман назвал этот феномен «презумпцией негатива» электронной почты.

Нужны публикации в СМИ?

Как быстро познакомиться с журналистами, пишущими на вашу тему, и организовывать публикации в СМИ бесплатно?

Как это работает

Гоулман выяснил, что даже если автор письма настроен весьма дружелюбно, адресат воспримет письмо как нейтральное. А если автор, по его мнению, пишет нейтральное письмо, оно будет воспринято как негативное. Другими словами, каждое сообщение, которое вы отправляете по электронной почте, теряет несколько пунктов позитивности к тому времени, как кто-то его прочитает.

Если вам регулярно приходится работать со своими сотрудниками удаленно и высылать им свои замечания по работе, вы должны первым делом позаботиться о том, в какой именно форме ваше сообщение дойдет до адресата — от этого будут зависеть его дальнейшие действия и мотивация. Вот несколько советов, которые помогут вам писать письма с критикой с максимальным тактом и деликатностью.

Выразите благодарность

Когда речь заходит об изложении замечаний, первое, что вы должны сделать — это поблагодарить адресата за работу и показать, что вы её цените. Никто не хочет, чтобы из почты на них вылился ушат негатива с первых же строк.

Как показывают бесчисленные исследования, выражение признательности за работу и банальное «спасибо» — самый верный способ поддерживать мотивацию в сотрудниках и добиваться от них максимальной продуктивности. Поэтому начните ваше письмо с хотя бы краткой похвалы за ту работу, которую человек уже проделал для вас.

Не обязательно слишком уж рассыпаться в благодарностях — достаточно будет сказать лишь: «Спасибо за то, что так быстро это уладил! Теперь тут действительно есть, что обсудить».

Виртуальный пиарщик

Поможет наладить работу со СМИ без своего пиарщика или агентства

Увеличит число упоминаний о вашей компании

Обойдется в 2-3 раза дешевле

Как это работает

Задайте направление для будущей работы

Дайте вашему собеседнику понятную и конструктивную обратную связь, из которой он мог бы понять, что от него требуется делать дальше.

Держитесь подальше от общих критических словечек, не выражающих ничего конкретного.

Например, вместо безликого «Презентация слишком длинная», лучше будет сказать «Ты выбрал правильное направление для презентации, но было бы классно, если бы мы уместили всё в 10 слайдов».

Не используйте повелительное наклонение

Людям нравится чувствовать, что в их работе есть определенная степень профессиональной свободы. Когда вы раздаете в письме указания в повелительном наклонении (сделай так, иди туда, закончи это), это заставляет их чувствовать себя солдатами, следующими приказам командира.

Чтобы доставить замечания в максимально деликатной форме, используйте более мягкую формулировку вроде «Не мог бы ты» или «А можно сделать так, чтобы…».

Таким образом вы, с одной стороны, доносите нужную мысль до исполнителя, а с другой — демонстрируете уважение к их профессионализму, позволяя им самим решать, в какой форме исполнить ваше пожелание.

“Как бесплатно продвигать бизнес с помощью СМИ”

10 кейсов о росте трафика, продаж, продвижении…

Скачать книгу бесплатно

Подчеркните видимый прогресс

Человеческий мозг имеет что-то вроде «предчувствия завершения» — люди всегда максимально мотивированы, когда конец задания уже маячит на горизонте. Даже если вам до конца ещё очень далеко, обозначьте в письме завершение какого-то небольшого шага или этапа.

Имя, сестра! Правила деловой переписки

Смысл этого состоит в том, чтобы поставить текущее задание во временную линию всей работы, тем самым дав собеседнику понять, что «если я сделаю это, мы можем двигаться дальше».

Используйте слово «пока»

Один из лучших способов смягчить критику — использовать слово «пока», когда это возможно.

Заметьте разницу между предложениями: «Этот дизайн не похож на то, что я хотел» и «Этот дизайн пока далек от того, что я хотел бы увидеть».

Как отмечает психолог Кэрол Двэк, добавление в предложение этого крохотного слова ориентирует собеседника на будущие успехи, а не заставляет чувствовать неудачу.

Написание электронного письма сегодня — это целое искусство, особенно если вы не хотите ненароком задеть чьи-то чувства или амбиции и добиться максимальной мотивации. Умение удержать даже критическое письмо в позитивом русле может сделать действительно великие дела.

И пусть это не лежит на поверхности, но если вы потратите чуть больше времени, чтобы сказать несколько добрых слов и высказать замечания в максимально деликатной форме, это сделает вашу работу более эффективной.

Ваши клиенты, коллеги и партнеры будут с гораздо большей охотой исполнять ваши пожелания, если будут чувствовать, что вы на их стороне.

Источник: https://news.pressfeed.ru/delicate-criticism/

Письмо с разъяснением по замечаниям Заказчика, озвученным при приемке работ. Образец. Алгоритм составления. Рекомендации по действиям

Письмо с замечаниями

         СТРОЙПОДРЯД: ОБЩЕЕ ИНФО  

Требуется составить письмо, разъяснение по замечаниям и направить его Заказчику.

Желательно получить от Заказчика ответное письмо с его ми.

В этом случае, все необходимые действия В рамках отработки замечаний заказчикавыполнены, все зафиксировано письменно. Важно.Своевременность.

Согласовательные письма должны быть сделаны сразу по факту получения замечаний.

То есть даты на письмах должны быть как можно “ближе” с фактической дате окончания работ. Во избежание пеней за просрочку.

Ниже приведены рекомендации по составлению письма, в скомпонованном виде прописаны все обязательные составные части письма.

Направление

Действия, содержание

Формулировка

Событие

Прописать событие

В ходе сдачи/приемки работ были обнаружены недочеты. Заказчик сделал замечания, в письменном виде. Подрядчик с этим не согласен или частично согласен

Дата события

Прописать дату (обязательно)

Дата, когда были фактически выполнены работы

Прогноз, если действия не согласованы

Прописать то, что может произойти

Работы не приняты, не оплачены. Просрочка по документам, пени и штрафы. Нарушение прописанного порядка сдачи-приемки работ

Что надо Подрядчику

Прописать необходимые для Подрядчика действия или результаты

Проинформировать Заказчика о том, что все (мотивированные) замечания устранены, и необходимо снова провести сдачу/приемку выполненных работ

Время реагирования Заказчика

Плюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письма

Зафиксировать факт устранения недостатков, повторно провести сдачу/приемку выполненных работ до “___” _____ ____ г.

Просьбы к Заказчику

Или принять или назначить комиссию для принятия работ

Зафиксировать факт устранения недостатков, повторно провести сдачу/приемку выполненных работ

Обоснование

Прописать обоснование

Заказчик вправе отказаться от приемки результата работ в случае обнаружения недостатков, которые исключают возможность его использования в конкретных целях и не могут быть устранены Подрядчиком либо Заказчиком

Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Уникальные решения Простота реализации Ожидаемый эффект

Разумеется, можно объединять, не выделять в тексте письма или вообще не писать в письме некоторые пункты, но желательно, чтобы письмо было составлено на основании всех приведенных выше рекомендаций.

Письмо по замечаниям. Шаблон.

Общее инфо о письмах,правилах их составления и отправки.

Перейти…

Действия, если письма своевременно не отправлены,какие письма составлять в данном случае.

Перейти…

Действительно очень часто возникают ситуации, когда Подрядчик в принципе не согласен с замечаниям, или недостатки не препятствуют эксплуатации объекта, т.е. нет оснований отказываться от приемки работ,но Заказчик все равно работы не принимает, ссылаясь на недостатки..

Хотя основные работы выполнены, замечания отработаны,но этого оказалось недостаточно.

Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать факт надлежащего выполнения работ, даже в формате “пост-фактум”, необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как то, что работы сделаны вовремя, так и то, что недостаки, если они есть, или несущественны, или уже устранены.

Такие разъяснения практически невозможно подготовить по шаблонам. Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.

Необходимое письмо не было сделано и не было оправлено

Что делать в данном случае,

как все зафиксировать “пост-фактум”

Заказчик отказывается принимать работы, необоснованно

Как сдать работы, подписать акты

и получить вовремя оплату

Заказчик “придирается” к результатам работ, необоснованно

Как в этом случае подписать

акты КС-2 и получить оплату

Заказчик необоснованно начислил и выставил “огромные” пени

Как исключить пени и штрафы

или их уменьшить

Если Вам необходима помощь в составлении писем или в решении иных задач

МЫ ГОТОВЫ Грамотно и быстро подготовить письма, разъяснения и т.п. Подготовить ответы на претензии, разъяснения по действиям Проконсультировать, грамотно ответить на вопросы

РАБОТАЕМ СО ВСЕМИ

РЕГИОНАМИ

РЕЗУЛЬТАТ. Решение задачи максимально быстро и с минимумом затрат

   ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ      ДИСТАНЦИОННО 

ГРАМОТНАЯ РАБОТА КОМАНДЫ ОПЫТНЫХ ЮРИСТОВ

РОСТ ДОХОДОВ

Новые заказы РЕГУЛЯРНО

Снизить затраты на деятельность компании

Оптимизировать работу с минимальными затратами

ТЕНДЕРНЫЙ КОНВЕЙЕР

Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО

Делать заявки безошибочно и без отклонений

Выигрывать тендеры с МИНИМАЛЬНЫМ снижением

ТРОЙНАЯ ВЫГОДА

Набор УНИКАЛЬНЫХ преимуществ

Обеспечить себя контрактами на год

Уникальные алгоритмы работы с тендерами

РУКОВОДСТВО СТРОЙПОДРЯД

Скачать руководство БЕСПЛАТНО

Все под рукой, от инструкций до шаблонов

Работать с Заказчиком выгодно и грамотно

Основа для получения оплаты и успешной работы – грамотные и своевременные действия Подрядчика.

Действия Подрядчика в различных ситуациях, как действовать, какие письма отправлять, что требовать и т.д., пошаговые инструкции и алгоритмы. Применение данных рекомендаций позволит грамотно и БЫСТРО среагировать на ту или иную ситуацию.

 

 Требуется заменить один материал на другой

  Надо оформить допработы по контракту

  Надо увеличить объем работ

  Надо увеличить сроки выполнения работ

 

 Вместо оплаты – претензия по качеству

  Отказ принимать скрытые работы

  Допработы не согласованы с Заказчиком

  Заказчик не является на объект

 

 Заказчик вносит корректировки в ходе работ

  Начислена пеня за просрочку

  Заказчик отказывается платить вообще

  Письменные претензии вместо оплаты

Образцы и шаблоны договоров.

Рекомендации по их составлению и подписанию.

Действия Подрядчика в ходе работ.

Необходимые шаблоны, рекомендации.

Своевременное оформление допработ.

Что делать, если они не оформлены вовремя.

Сдача и приемка, КС-2, оплата работ.

Что делать, если работы не принимают, не оплачивают.

На всех стадиях, от начала работ до оплаты.

Действия Подрядчика в спорных ситуациях.

Изменения в смету, замена материалов и т.п..

Грамотные и своевременные действия.

Источник: http://u-nika.com/pismo_s_razjasneniem_po_zamechanijam_zakazchika_ozvuchennym_pri_priemke_rabot

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.