Порядок ведения заседания

Содержание

Судебное заседание по гражданскому делу

Порядок ведения заседания

Каждое судебное заседание по гражданскому делу отличается уникальностью.

Даже типичные дела обладают своими особенностями, которые зависят от наличия/отсутствия доказательств по гражданскому делу, личностей истца, ответчика и третьих лиц, и иных обстоятельств.

Но каждое судебное заседание проходит по определенному алгоритму, за соблюдением которого строго следит судья. Который и ведет процесс.

Самостоятельное обращение в суд возможно. Сайт специально создан в помощь людям, которые по тем или иным причинам не прибегают к помощи представителей. Поэтому мы расскажем не только о подготовке и подаче иска, но и об общих правилах проведения судебного заседания по гражданскому делу.

Перед судебным заседанием по гражданскому делу

После подачи документов в суд по правилам подсудности и назначения состава суда, принимается процессуальное решение – о принятии иска, оставлении без движения, возвращения иска, отказе в принятии иска. Если документы в порядке, осуществляется подготовка гражданского дела и назначается предварительное судебное заседание.

До основного судебного заседания истцу стоит проверить, не изменился ли размер исковых требований, основания или предмет иска. Ознакомиться с отзывом на иск или встречным исковым заявлением, поступившим в его адрес. Возможно, подготовить свои письменные возражения на указанные документы. Ответчик, в свою очередь, готовит свои доказательства и обосновывает свою правовую позицию.

В судебное заседание по гражданскому делу стоит явиться заранее. При себе необходимо иметь паспорт. Представителю – доверенность на представление интересов в суде.

В случае удовлетворения ходатайства о вызове свидетелей, их явку обеспечивает заявитель. То есть указанные лица также являются в здание суда, но в судебное заседание вместе со сторонами не запускаются.

Их пригласит секретарь судебного заседания в свое время.

Как проходит судебное заседание по гражданскому делу

По общему правилу гражданское дело должно быть рассмотрено в течение 2 месяцев с поступления материалов в суд, а дела о восстановлении на работе, взыскании алиментов, сносе самовольных построек – в течение 1 месяца.

Как и любое дело у мирового судьи. По факту – редко, когда суд выносит решение в первом судебном заседании. Обычно оно откладывается. К примеру, для истребования доказательств.

Производство может быть приостановлено – для проведения экспертизы по гражданским делам и др.

Когда входит судья, все присутствующие встают. Стоя даются пояснения, объяснения и задаются вопросы другим лицам. Дело ведет судья, поэтому даже не знакомым с правилами судебного процесса лицам, при внимательном отношении к словам судьи, все будет понятно. К судье стоит обращаться «Уважаемый суд».

Сначала судья объявляет заседание открытым. Секретарь докладывает явку лиц, причины неявки. Затем объявляет состав суда и спрашивает о наличии оснований для отвода судьи, секретаря или иных лиц.

Затем судья разъясняет права и обязанности лиц, участвующих в деле. И исследует направление и получение судебных извещений тем лицам, которые не явились в процесс.

Если заявления о рассмотрении дела в отсутствие таких лиц не поступали.

Порядок проведения судебного заседания

Судья обязан уточнить у истца и ответчика их позицию по делу и установить фактические обстоятельства дела. Сначала опрашивается истец.

Поддерживает ли он свои требования, возможно ли заключение мирового соглашения, иные примирительные процедуры. Какие доказательства подтверждают позицию истца.

Судья может задавать вопросы, как и ответчик (с разрешения судьи), и третьи лиц, прокурор и т.д. Затем свою позицию излагает ответчик, которому тоже могут задаваться вопросы.

Если оснований для отложения рассмотрения дела на этой стадии судебного заседания нет (например, поступило заявлние о привлечении третьего лица, соответчиков, о замене ответчика, о судебном поручении и др.), суд начинает исследование доказательств.

Так как и истец, и ответчик должны заранее получить письменные документы, то они в состоянии сформировать свою позицию и по доказательствам. Можно заявить ходатайство о недопустимости доказательства, о фальсификации, заявить о том, что оно не относится к делу.

В целом, бояться судебного заседания не стоит. Правильное поведение – внимательное отношение к словам судьи и активная позиция и поведение в процессе. Не допускается нарушение порядка в заседании. В противном случае суд может применить судебный штраф.

Также суд может удалить такое лицо из заседания.

После исследования доказательств судья спросит о наличии у сторон и третьих лиц дополнительных объяснений. А затем перейдет к судебным прениям.

Судебные прения – последняя возможность донести до суда свою позицию. Состоит такая стадия из речей. Сначала выступает истец, затем ответчик. Право последней реплики – у ответчика. Нельзя ссылаться на обстоятельства, которые судом не выяснялись и на доказательства, которые не исследовались.

Окончание судебного заседания по гражданскому делу

Судебное заседание может окончиться по-разному. Судья может отложить его, может объявить перерыв, приостановить производство по делу.

Даже после судебных прений (но до удаления суда в совещательную комнату) может сложиться ситуация, когда необходимо выяснить новые обстоятельства.

Тогда выносится определение суда о возобновлении рассмотрения дела по существу. И исследуются новые доказательства.

Если судебные прения оканчиваются, суд удаляется в совещательную комнату. Для вынесения решения по существу. Таким образом, судебное заседание по гражданскому делу оканчивается оглашением судебного решения по делу.

Источник: https://iskiplus.ru/sudebnoe-zasedanie-po-grazhdanskomu-delu/

Порядок проведения судебного заседания: помощь адвоката

Порядок ведения заседания

ВНИМАНИЕ: смотрите видео с дополнительными советами адвоката о поведении стороны по делу в суде. Звоните нашему адвокату прямо сейчас!

Как проходит предварительное судебное заседание?

Предварительное заседание по ГПК РФ проходит в следующем порядке:

  1. Судья открывает предварительное заседание и объявляет состав суда и секретаря судебного заседания
  2. После этого судья говорит о названии дела, по которому проходит заседание
  3. Судьей устанавливаются личности лиц, которые явились в заседание
  4. Далее судья разъясняет участвующим лицам их права, а также право заявить отвод судье и секретарю. На этой стадии лица праве заявить ходатайство или отвод судье или секретарю
  5. В случае заявления участниками процесса ходатайств, они разрешаются судом, в том числе, с удалением в совещательную комнату, и оглашением определения суда
  6. Далее судом в предварительном заседании могут уточняться обстоятельства по делу, сторонами могут быть даны пояснения по делу, могут быть представлены дополнительные доказательства по делу. Судья может выяснить у сторон, имеется ли возможность их примирения. В завершение судья выясняет у сторон, можно ли завершить предварительное заседание и назначить рассмотрение дела по существу
  7. После разрешения всех ходатайств, выяснения обстоятельств по делу, судом либо откладывается предварительное заседание, либо назначается рассмотрение дела по существу. Лицам разъясняется право ознакомиться с протоколом заседания и принести на него замечания

   В предварительном заседании производство по делу может быть приостановлено, прекращено или заявление оставлено без рассмотрения, а может быть разрешен вопрос о передаче дела в другой суд по подсудности, могут рассматриваться возражения ответчика о пропуске истцом срока исковой давности.

Предварительное заседание по АПК РФ проходит аналогично, как и по ГПК РФ.

   Кроме того, по ГПК РФ и АПК РФ судья при согласии участников может завершить предварительное заседание и открыть судебное заседание в первой инстанции.

Предварительное слушание по УПК РФ проводится в закрытом заседании с участием сторон и заключается в следующем:

  1. Судья открывает заседание и объявляет, какое дело и в каком составе суда рассматривается, а также при каком секретаре заседания и с участием какого прокурора и защитника проводится заседание
  2. Далее судья устанавливает лиц, которые участвуют в предварительном заседании, а именно, обвиняемого и потерпевшего
  3. После этого судья разъясняют права лицам, участвующим в предварительном слушании
  4. В предварительном заседании могут быть заявлены ходатайства, которые после выяснения мнения других участников процесса, подлежат разрешению судом
  5. По результатам предварительного слушания дело может быть направлено по подсудности, возвращено прокурору, производство по делу приостановлено или прекращено, назначено заседание

Как идет основное судебное заседание в суде первой инстанции?

по ГПК РФ основное заседание проходит в следующем порядке:

  1. Судья открывает заседание, объявляет состав, устанавливает личности явившихся участников, разъясняет участникам процесса права, участники вправе заявить ходатайства, которые суд обязан разрешить
  2. После этого суд переходит, так сказать, к сути, сторонам по очереди предоставляется право выступить со своими пояснениями по существу спора. После выступления каждой стороны, другая сторона вправе задать вопросы своему оппоненту, также вопросы могут быть заданы судом
  3. После дачи пояснений, судом исследуются доказательства по делу: исследуются материалы дела, допрашиваются свидетели, специалисты при необходимости
  4. Участникам процесса предлагают выступить с дополнениями. Если дополнений нет — суд переходит к судебным прениям
  5. В судебных прениях участники процесса имеют возможность еще раз выступить со своими пояснениями, дополнениями, обратить внимание суда на какие-то моменты
  6. После прений участникам предлагается выступить с репликами, после чего суд удаляется в совещательную комнату для вынесения решения по делу

по АПК РФ основное заседание проходит также как по ГПК РФ, но в ускоренном режиме, потому что суд, как правило, не разъясняет никакие права, не исследует материалы дела, а ограничивается только заслушиванием выступлений сторон, прениями и репликами, после чего удаляется в совещательную комнату. В отдельных случаях судом могут допрашиваться свидетели и специалисты

по УПК РФ судебное следствие может завершиться быстро, без исследования доказательств при особом порядке, или длиться очень долго (ни один день), когда процесс идет в общем порядке. Стадии основного заседания заключаются в следующем:

  1. Председательствующий судья открывает заседание, говорит о том, какое дело и в каком составе рассматривается, при каком секретаре и с участием какого прокурора и защитника
  2. Устанавливается личность подсудимого и потерпевшего
  3. Разъясняется право заявить отвод, а также разъясняются права подсудимому и потерпевшему
  4. Далее определяется порядок исследования доказательств по делу
  5. Прокурор оглашает обвинительное заключение
  6. Допрашиваются подсудимый, потерпевший, свидетели
  7. Исследуются материалы дела и вещественные доказательства
  8. После исследования всех доказательств, решается вопрос о завершении судебного следствия и переходу к судебным прениям
  9. Участники процесса выступают в судебных прениях, а затем с репликами
  10. Подсудимому предоставляется последнее слово
  11. Председательствующий удаляется в совещательную комнату для постановления приговора

ИНТЕРЕСНО: как отложить Ваше заседание в суде читайте на нашем сайте

Как проходит судебное заседание в вышестоящей инстанции?

    В вышестоящих инстанциях судебные заседания проводятся по аналогии с судом первой инстанции со своими изъятиями в ускоренном режиме, а именно: участники процесса выступают по доводам своей жалобы и возражений на жалобу, могут выступить с дополнениями, после чего суд удаляется для принятия решения по делу. Часто участники процесса ограничивается по времени для выступления. То есть, в вышестоящей инстанции суд не исследует все досконально, рассматривает дело с учетом поданной жалобы.

   В судебном заседании вышестоящей инстанции имеется судья докладчик, который кратко излагает суть дела и поданной жалобы и возражений на нее.

ВНИМАНИЕ: смотрите видео арбитражные споры, а также читайте про порядок рассмотрения дела в суде второй инстанции по ссылке на сайте

Где слушаются судебные заседания по делу?

   По правилам все судебные заседаниям по делам должны проходить в залах судебных заседаний.

   Однако, в судах общей юрисдикции встречаются случаи, когда залов не хватает, и заседания могут проводиться в кабинетах судей.

   Кроме того, в отдельных случаях могут проводиться выездные заседания, т.е. вне здания суда. Чаще всего такие заседания проводятся по месту, где находиться большая часть доказательств.

Также выездные заседания проводятся, если необходимо осмотреть место происшествия или место, например, расположения границ двух земельных участков.

В таком случае судья вместе со всеми участниками процесса выезжают на место, осуществляют осмотр и возвращаются в помещение суда, где дело разрешается по существу и в совещательной комнате принимается решение.

   Кроме того, участники могут принимать участие в процессе с помощью систем видеоконференц-связи.

   В настоящее время арбитражными судами проводятся онлайн-заседания, когда участники процесса могут находиться в своих кабинетах на рабочих местах и даже дома, если у них есть техническая возможность участия в таких заседаниях.

Сколько судебных заседаний проходит до принятия решения?

   На вопрос о том, сколько судебных заседаний проводит до принятия решения, нельзя дать однозначного ответа.

Количество заседаний зависит от сложности дела, от явки сторон, от назначения экспертиз, от заявления ходатайств об отложении и т.п.

Иногда, участники процесса в каждом заседании предоставляют все новые и новые документы и доказательства, с которыми судье требуется время, чтобы ознакомиться, поэтому заседания откладываются.

   Кроме того, истцом могут уточняться требования, ответчиком заявляться встречный иск, что влечет за собой отложение дела.

   Таким образом, по некоторым делам достаточно одного заседания, а по другим и 10 заседаний мало, особенно, по большим уголовным делам. Некоторые дела рассматриваются судьями годами, что приводит к большому количеству судебных заседаний.

Как узнать результат судебного заседания при отсутствии в процессе?

ПОЛЕЗНО: также читайте, как узнать на какой стадии находится Ваше дело в суде по ссылке на нашем сайте АБ «Кацайлиди и партнеры»

   Если лицо отсутствовало в процессе, то узнать результат можно нескольким способами:

  • позвонить секретарю или помощнику судьи и уточнить результат
  • зайти на сайт суда и посмотреть информацию о результатах рассмотрения дела. В судах общей юрисдикции сначала просто отражается информация о том, удовлетворен иск или нет, а на сайтах арбитражный судов можно на следующий день посмотреть резолютивную часть решения. Система арбитражных судов более открытая, чем система судов общей юрисдикции
  • в новостной ленте отдельных судов размещается информация о результатах рассмотрения отдельных дел
  • самый долгий вариант, как узнать результат, это дождаться судебного акта, который суд направит самостоятельно, либо по запросу участника о направлении акта по почте или электронной почте

   По уголовным делам информацию по телефону могут не предоставить, а также по делам с закрытыми судебными процессами, только если была заранее договоренность, например, с секретарем.

   Если остались вопросы, то обязательно звоните или пишите нашему юристу Адвокатского бюро «Кацайлиди и партнеры» г. Екатеринбург.

Отзыв о работе адвоката

© адвокат, управляющий партнер АБ “Кацайлиди и партнеры”

А.В. Кацайлиди

Источник: https://katsaylidi.ru/blog/kak-prohodit-sudebnoe-zasedanie/

Деловые совещания

Порядок ведения заседания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

  • деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
  • собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
  • переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;
  • дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи.

Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

  • поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
  • интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
  • определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
  • решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

  • по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
  • по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
  • по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
  • по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации.

Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи.

Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

  • определяется список участников совещания;
  • на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
  • в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или ания.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

  • приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
  • освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
  • организация мозгового штурма по ее решению;
  • оценка всех имеющихся вариантов;
  • аккумулирование вариантов решения проблемы;
  • ание или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
  • определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других.

Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Ещё интересные ссылки на статьи

Деловой этикет на зарубежных выставках
Деловые организации: особенности и специфика
Деловые партнеры компаний: поиск, общение, поздравления

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник: https://www.expocentr.ru/ru/articles-of-exhibitions/17022/

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Порядок ведения заседания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.