Характеристика начальника отдела продаж

Содержание

Каким должен быть эффективный руководитель отдела продаж

Характеристика начальника отдела продаж

Найти профессионального руководителя отдела продаж – это особенная удача. А можно вырастить его из числа лучших менеджеров по продажам. Но каким бы путем ни пошла компания, главное – это понимание, каким должен быть специалист. 

С чего начать

Определитесь с требованиями к РОПу. Они зависят, в том числе, и от того, каким бизнесом занимается компания и как организованы бизнес-процессы продаж. Но основные требования – организация и контроль продаж. Поэтому начинать нужно с главного и определить:

  • функционал должности;
  • компетенции – основу эффективности специалиста;
  • зоны его полномочий и ответственности;
  • личностный профиль.

Компетенции РОП

Классическая схема функциональных областей деятельности РОПа:

  • планирование;
  • организация;
  • контроль;
  • мотивация;
  • подбор и обучение подчиненных.

Планирование

Планирование – сквозной бизнес-процесс, распространяющийся на весь функционал РОПа. Условно все компетенции можно разделить на три группы в зависимости от специфики процесса планирования:

  • продажи, включающие подготовку стратегических (год или больше), тактических (квартал, полугодие) и оперативных планов (месяц, неделя, день);
  • работа менеджеров;
  • самопланирование.

По каждой группе могут быть сформированы компетенции, в соответствии с которыми необходимо отбирать сотрудников или оценивать уже работающих.

Функциональная область планированияПримеры компетенций
ПродажиСтратегическое планирование на три года, постановки целей. Навык оценки бизнес-среды (рынок, конкуренты, продукт), определения стратегических показателей продаж. Умение проводить декомпозицию планов по срокам (полугодие, квартал, месяц), по менеджерам (в деньгах, по конверсии, по прибыли).
МенеджерыПостановка задач менеджерам в соответствии с планами: звонки, встречи, рассылка коммерческих предложений и т. д.
Собственная деятельностьПланирование рабочего периода: месяц, неделя, день (в разрезе личного плана РОПа).

Организация

Эта функциональная область связана с организацией работы подразделения и касается всех ресурсов, находящихся в управлении у РОП: 

  • бизнес-процессы;
  • подчиненные;
  • смежники;
  • информационные системы.
Управляемый ресурсКомпетенции
Бизнес-процессыПостроение/оптимизация бизнесов-процессов продаж (построение воронки, организация обслуживания клиентов). Построение отдела продаж, формирование эффективной структуры подразделения
ПодчиненныеРаспределение функционала внутри подразделения между менеджерами (по виду ведущей функции: хантеры, клозеры, фермеры; по продукту, каналам продаж, регионам и т. д.). Формализация функционалов подчиненных должностей. Постановка задач, в том числе по SMART.
СмежникиОрганизация взаимодействия отдела продаж со смежниками: логистика, бухгалтерия, финансы, маркетинг, HR, IT.
Информационные системыПостановка задач разработчикам в части доработки модулей по функционалу «Продажи» (компетенция актуальна для компаний, внедряющих CRM, и для тех, кто находится в стадии настройки ПО под свои бизнес-процессы). Настройка аналитики в CRM. Разработка ТЗ для новых форм отчетности.

Контроль

Эта функциональная область – одна из ключевых. Если у РОП не сформированы навыки контроля, то результативность подразделения в целом и менеджеров в частности будет низкой. 

Поскольку способы контроля в каждом случае свои, то и компетенции будут отличаться.

Контролируемый параметрКомпетенции
ОтчетностьРазработка аналитической отчетности. Разработка форм/шаблонов отчетов (факт/план, оплаты, по задачам: звонки, встречи) Контроль ведения отчетов менеджерами. Ведение досок/дашбордов. Проведение совещаний.
Качество работыОрганизация прослушки звонков менеджеров клиентам. Разработка чек-листов для оценки качества работы менеджеров с клиентами. Использование мобильных мессенджеров для короля работы подчиненных. Организация системы регулярного контроля качества работы продавцов.
Рабочее времяОценка использования менеджерами рабочего времени с помощью фотографии/карты рабочего дня/видеофиксации. Подготовки аналитики по результатам оценки использования рабочего времени подчиненными.
Уровень компетентностиРазработка профессиональных компетенций для должностей подчиненных. Оценка навыков менеджеров. Разработка планов развития подчиненных.

Мотивация

Умение мотивировать продавцов так, чтобы держать в тонусе всю продающую команду, – важная составляющая успеха компании, в том числе в части получения запланированной прибыли. 

Если говорить о финансовой составляющей мотивационного пакета, то РОП должен уметь:

  • определять структуру оплаты труда подчиненных, с учетом оклада, переменных частей: бонусов, премий, мягких окладов;
  • разрабатывать KPI с учетом специфики функционалов менеджеров: то, что будет работать для фермеров, никогда не будет актуально для хантеров;
  • разрабатывать пороговые значения для бонусов, начисляемых за выполнение плана: не дошли до порога – не получили бонус, перешагнули/перевыполнили – увеличили свои бонусные начисления в два раза.

В области нематериального стимулирования РОП должен уметь определять ведущие потребности подчиненных, которые двигают их к достижению целей, и разрабатывать:

  • конкурсы, участие в которых позволит продавцам получить полезные подарки;
  • условия получения дополнительных льгот как приза/поощрения за решение сложных задач.

Подбор, адаптация и обучение

Процессы найма, адаптации и обучения должны выполняться совместно с HR-специалистами, поскольку их компетенции позволяют отстроить методику подбора, реализовать процесс найма. РОП должен помогать создавать кейсы, задания, которыми можно проверять кандидатов. 

Поэтому для эффективного руководителя торгового подразделения важно обладать навыками:

  • разработки требований к кандидатам, особенно в части профессиональных компетенций;
  • подготовки исходных материалов и заданий для оценки кандидатов;
  • участия в оценочных интервью.

То же самое касается процессов адаптации. Руководитель обязан принимать своевременные меры, если процесс адаптации проходит сложно или отклоняется от плана.

Поэтому для РОП актуальны навыки:

  • заполнения и ведения плана ввода в должность;
  • участия в разработке оценочных процедур по результатам прохождения испытательного срока;
  • организации обучения по продукту.

Обучение подчиненных – функциональная область работы РОП, которая по-разному организована в компаниях. Реализация обучения зависит от того, есть ли собственный тренер по продажам, учебник по продукту, создан ли отдел обучения и развития персонала.

Если РОП должен быть играющим тренером, то уровень требований к его навыкам в области обучения будет достаточно высоким. Он должен уметь:

  • проводить «полевое» обучение, что актуально для подразделений, в которых работают торговые представители или агенты;
  • вести тренинги по продажам;
  • разрабатывать обучающие программы и рабочие тетради для участников тренингов;
  • формировать группы в соответствии с уровнем компетенций менеджеров;
  • оценивать результаты прохождения курсов и тренингов в практической работе;
  • формировать ТЗ на разработку учебных пособий по продажам и продукту.

Личностные качества

Определяясь с портретом успешного РОПа, не стоит забывать о требованиях к его личностному профилю. К наиболее востребованным собственники предприятий и директора относят:

  • высокий уровень обучаемости;
  • системное логическое мышление;
  • развитые аналитические способности;
  • самодисциплина;
  • ответственность;
  • мотивация на достижение результата, а не на избегание неудач.

Что дальше

Сформировать перечень компетенций, портрет успешного руководителя, это половина работы, которая должна быть выполнена, прежде чем будет проведена оценка РОПа. По ее результатам можно сделать выводы о том, тот ли это человек, который нужен компании, или стоит продолжать искать дальше. А, может быть, назрела необходимость менять работающего руководителя на нового.

К каждой компетенции должны быть разработаны индикаторы. Например, чтобы оценить навык постановки задач, потребуется разложить его на составляющие:

  1. Ставит перед сотрудниками достижимые цели и задачи.
  2. Обозначает, что нужно сделать, определяет четкие параметры результата (качественные или количественные).
  3. При постановке подчиненным задачи озвучивает, что именно он будет контролировать и устанавливает контрольные точки.
  4. Все поставленные цели и задачи находятся в рамках компетенций сотрудников.

Далее потребуется создать шкалу оценки, например, от 1 до 4, либо двухбалльную.

На основании такой модели можно создавать интервью, разрабатывать кейсы и проводить полноценные оценочные интервью, позволяющие выбрать эффективного руководителя отдела продаж, соответствующего требованиям вашей компании.

Источник: https://blog.oy-li.ru/kakim-dolzhen-byt-effektivnyj-rukovoditel-otdela-prodazh/

Образец характеристики на руководителя

Характеристика начальника отдела продаж

Характеристикой называется документ, который включает сведения о профессиональных достижениях и личных особенностях сотрудника. Чаще всего её подписывает руководитель, но иногда самому директору тоже требуется такой документ. Рассказываем, как составляется характеристика на руководителя для награждения, повышения, привлечения к дисциплинарной ответственности и прочих ситуаций.

В каких случаях требуется характеристика

Характеристика с места работы — это документ, в котором содержатся сведения о профессиональных успехах, квалификации, достижениях и личных качествах специалиста.

Она может потребоваться любому сотруднику, вне зависимости от статуса: и новичку, и опытному руководителю.

В этом материале мы подробно остановимся на характеристиках второго типа и разберём, как описывать профессионализм руководителя.

Когда требуется характеристика:

  • при рассмотрении кандидатуры на повышение;
  • для перевода в новую организацию для представления на новом месте работы;
  • по требованию государственных органов для судебных разбирательств;
  • для награждения;
  • для определения вида дисциплинарного взыскания.

Характеристика на руководителя может потребоваться для награждения, повышения, продления контракта или дисциплинарного взыскания

Правила составления

Законодательство не содержит никаких требований к характеристикам, поэтому документ допускается готовить в произвольном виде. Как правило, составляется в печатном виде на листе формата А4. необходимо уложить на одной странице. Чтобы достичь ясности изложения и удобства чтения, рекомендуется придерживаться такой структуры:

  • реквизиты организации, в которой составлен документ — название, адрес, телефон, электронная почта;
  • наименование документа;
  • персональные данные руководителя (объекта характеристики) — имя, возраст или дата рождения, семейной положение, адрес и паспортные данные;
  • место предоставления (необязательно);
  • служебные обязанности, ключевые функции на рабочем месте;
  • профессиональные достижения;
  • ошибки, претензии, недостатки (если имеются);
  • личные качества;
  • выводы и рекомендации (необязательно).

Выводы требуются в характеристиках для повышения, перевода на новую должность, награждения или дисциплинарного взыскания. В них составители делают собственное заключение: рекомендуют наградить, поощрить, наказать и т. д.

При подготовке характеристики принципиальное значение имеет объективность изложения.

Не следует перехваливать специалиста или очернять его. Уместно приводить факты, которые доказывают мнение составителей. Например, формулировка «хороший руководитель» слишком неконкретна. Тезис «руководит коллективом из 15 человек, для постановки и контроля выполнения задач использует Trello» выглядит убедительнее.

Кто готовит документ

Подготовкой характеристики, как правило, занимаются непосредственные начальники и их заместители, а также отдел кадров.

Если речь идёт о руководителях отделов, заведующих секторами, главных бухгалтерах и другом управляющем персонале, проблем не возникает.

Однако, как поступать, если необходимо подготовить характеристику на генерального директора? В таком случае работу обычно поручают начальнику отдела кадров.

Образцы характеристики

Теоретических рекомендаций для подготовки качественной характеристики может быть недостаточно. Рассмотрим практические примеры характеристики руководителей разного типа:

  • генерального директора;
  • начальника отдела;
  • начальника отдела кадров.

Документы будут похожи между собой, но будут отличаться некоторыми нюансами.

Составление характеристику лучше поручить непосредственному начальнику или руководителю отдела кадров

На генерального директора

Наибольшую трудность составляет описание генерального директора — главного руководителя организации. Подчинённым трудно объективно оценивать его, особенно если в документе необходимо отразить недостатки или промахи. Характеристика генерального директора часто составляется для правления компании, которое решает, стоит ли продлевать с ним контракт.

Возможно. образец характеристики на генерального директора поможет вам в подготовке документа:

«Дмитрий Иванович Александров, 1970 года рождения, работает на должности генерального директора ООО «Косметическое оборудование» с ноября 2016 года, с момента учреждения организации. За это время продемонстрировал лидерские качества, отличные навыки планирования, умение оперативно решать сложные вопросы и работать на стратегическое развитие компании.

Дмитрий Иванович руководит коллективом из 50 человек, в его подчинении 4 начальника отделов и главный бухгалтер.

Использует современные методы управления персоналом: онлайн-постановка задач и контроль их исполнения, электронный учёт рабочего времени, регулярное повышение квалификации сотрудников (вебинары и онлайн-курсы).

В коллективе поддерживает ровные, дружеские отношения. Для урегулирования конфликтов между сотрудниками организует внутреннюю комиссию по спорам.

Чётко выполняет задачи, поставленные правлением показатели. Дважды добивался превышения плановых показателей по итогам года: на 7% в 2017 года и на 12% в 2018. Инициативен, исполнителен, работоспособен.

В 2018 году проходил дополнительное профессиональное обучение по курсу «Современное оборудование для медицины и косметологии».

В отношениях с коллегами и деловыми партнёрами корректен, вежлив, приветлив. Отличается вниманием и умением слушать. Дискуссии ведёт спокойно и аргументированно.

Вывод: соответствует занимаемой должности, рекомендуется продление трудового договора».

На руководителя отдела

Подготовить характеристику на начальника отдела немного проще: зона ответственности этого руководителя меньше. Составить документ вправе генеральный директор, его заместитель или начальник отдела кадров.

Характеристика на начальника отдела:

«Андреева Ирина Петровна работает в должности начальника отдела рекламы ООО «Ювелирная столица» с апреля 2018 года (получила повышение с должности маркетолога). За это время продемонстрировала организаторские навыки, личную эффективность и многозадачность. Инициативна, работоспособна, отличается аналитическим складом ума и коммуникабельностью.

В обязанности входит разработка стратегии продвижения ювелирных изделий и бренда, реализации мероприятий стратегии, оценка их эффективности.

В подчинении Ирины Петровны работают 6 специалистов — менеджеры по продажам, дизайнеры, контент-менеджер. Каждому требуется постановка специфических задач, с чем Ирина Петровна успешно справляется. Коллектив под её руководством работает слаженно. Сотрудники отличаются высокой лояльностью организации и не планируют менять место работы.

задача Ирины Петровны — продвижение продукции ООО «Ювелирная столица», повышение узнаваемости бренда и рост продаж. О её успехах на рабочем месте можно судить по следующим показателям: рост продаж за период за 3 квартала 2018 года составил 15% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, узнаваемость бренда возросла до 90% (по данным внутреннего исследования).

Контролирует своевременное и качественное исполнение поручений руководства, вносит конструктивные предложения, своевременно уведомляет непосредственное начальство о проблемах и предлагает пути решения».

В характеристике необходимо объективно описать профессиональные и личные качества руководителя

На начальника отдела кадров

Как правило, начальник отдела кадров сам составляет характеристики. Поэтому, когда характеристика требуется ему, в организации возникают трудности. Чтобы упростить задачу, используйте следующий пример как основу:

«Меншикова Любовь Алексеевна, 1980 года рождения, работает начальником отдела кадров ООО «Магеллан» с сентября 2014 года. В обязанности входит кадровый учёт, оформление кадровой документации, организация собеседований, проведение тренингов и мастер-классов для персонала.

Любовь Алексеевна зарекомендовала себя как ответственный и внимательный к деталям специалист, способный эффективно руководить коллективом из 5-7 человек и вести кадровый учёт коллектива из 350 человек.

Владеет нормами трудового законодательства и использует их на практике.

Проверки государственных органов показывают, что на предприятии неукоснительно соблюдаются трудовые права работников, все документы оформляются без ошибок и в срок.

Умеет учитывать интересы сотрудников и решать спорные ситуации. За время руководства отделом кадров Любовью Алексеевной ни один из сотрудников не обращался в трудовую инспекцию: все спорные вопросы и конфликты решались внутри организации.

Владеет методикой эффективного поиска персонала, подбирает сотрудников с необходимой квалификацией и стажем работы. Активно участвует в собеседованиях, организует тестирования с потенциальными кандидатами.

Постоянно совершенствуется в профессиональной сфере: за 3 года Любовь Алексеевна прошла 2 курса повышения квалификации в сфере HR, более тематических 10 семинаров.

В личном отношении Любовь Алексеевна доброжелательный, спокойный, уверенный в себе человек. Умеет найти подход к каждому сотруднику, создать непринуждённую и дружескую атмосферу в коллективе».

Заключение

Составление характеристики на руководителя рекомендуется поручить его непосредственному начальнику, а если речь о генеральном директоре — начальнику отдела кадров.

Характеристика используется для решения о повышении, переводе в другую организацию или на новую должность, награждении, дисциплинарном взыскании, а также иногда требуется государственным органам и суду.

В этом документе необходимо объективно описать профессиональные и личные качества специалиста, его достижения на рабочем месте.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-harakteristiki-na-rukovoditelya.html

Руководитель отдела продаж: 6 функций, 4 отчёта, 9 качеств

Характеристика начальника отдела продаж

Сердце бизнеса – это отдел продаж, и все потому что за его счет живут остальные подразделения в организации. Как и сердце в организме, отдел продаж не всегда работоспособный и эффективный.

Поэтому обязанность руководителя отдела продаж – это быть неким кардиостимулятором, который заставляет продажников работать ровно и бесперебойно, а финансовые потоки компании делает обширными и наполненными.

Шаблон. Если Вы ищите образец должностных обязанностей руководителя продаж —> dolzhnostnaya-instruktsiya-nachalnika-otdela-prodazh. А если хотите узнать как его оптимизировать под себя, то читайте дальше.

Основные обязанности

Хоть и должностные инструкции часто у всех руководителей похожи друг на друга, Вам все равно придется адаптировать новый регламент работы и выделить время для пояснения деталей.

Так что разобраться все равно нужно, поэтому далее я как раз расскажу кратко про все обязанности и функции РОПа.

1. Планирование

Помимо всего прочего, РОП занимается планированием. Причем как планированием плана продаж, работы отдела продаж, так и планированием активности сотрудников и их рабочего дня.

1.1. Планирование плана продаж

На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет “внутренний” план продаж. Далее его он сравнивает с “нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.

Кстати, они почти всегда разные. “Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост.

“Внутренний” опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.

Пример “внутреннего” плана: У нас есть менеджер Иванов, он составляет список своих клиентов и проставляет им статусы.

Например, ООО “Рога и Копыта” запросили счет, а с ИП Иванченко уже согласовали макет договора, зато представитель ООО “Селькомплект” взял паузу.

Далее, основываясь на статусах, Иванов составляет прогноз – плюсует чеки клиентов, которые с большой долей вероятности купят в этом месяце. А РОП уже складывает цифры от каждого продавца, понимая, сколько реальных денег в перспективе компания получит в этом периоде.

Внутренний план

1.2 Планирование работы отдела

Так же в компании РОП должен разработать и поддерживать четкую систему планирования для менеджеров, это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимание их действий, а руководителю их контроль. И такая система должна включать как минимум:

  1. Проставление задач на конкретную дату. Зайдя в систему менеджер должен увидеть клиентов, с которыми ему предстоит сегодня взаимодействовать, а также другие задачи;
  2. Составление прогнозов для руководителя. В системе видно сведения о вероятных выплатах от клиентов за период. Причём в идеале система суммирует эти суммы и показывает вероятный план;
  3. План рабочего дня. В разрезе отдела создается четкое описание работы отдела. По итогу возникает понимание, кто из сотрудников в какое время принимает входящие звонки, кто делает исходящие и т.д.

Как правило, всё это умещается в CRM-системе. Но если Вы ещё не особо расположены к такому подходу, то это уместится в 5-7 разных эксель страниц с готовыми формулами на каждую ячейку.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан (промокод “Megastart” скидка 10% + еще 14 дней бесплатно) или S2 CRM (промокод “pjzmbw” скидка 50% на тариф “Корпорация+”).

Хорошее решение

2. Декомпозиция

Составление план продаж и его декомпозиция, как по отдельному сотруднику, так и по отделу в целом – это, пожалуй, одна из главных обязанностей для руководителя отдела продаж. Жалко вот используют её единицы.

Пример: Если директор установил план в 1 000 000 рублей в месяц, то РОП для прогноза действий разбивает этот план на детали.

  • При 22 рабочих днях нужно совершать сделок на 45 454,5 рублей в день (1 000 000/22).
  • Если работает 4 менеджера, то каждый из них должен ежедневно продавать на 11 363 рубля.

Зная сумму, необходимую для достижения плана каждый день, РОП вносит корректировки.

Если в понедельник вместо запланированных 45 545 рублей было продано на 30 000, то остаток переносится на следующий день. Значит во вторник план будет 45 545 + 15 545 = 61 090 рублей на всех.

Декомпозиция

3. Мотивация

Про мотивацию отдела продаж и отдельно сотрудников, у нас уже есть статьи по теме. Но далее я всё же раскрою основу, пускай хоть и коротко.

По теме:
1. Нематериальная мотивация персонала: 15 рабочих способов;
2. Мотивация менеджеров по продажам: примеры схем.

3.1 Мотивация отдела продаж

В этом случае мотивируется не отдельная личность, а команда специалистов. Все планы складываются и получается общий план отдела продаж. Цель такой мотивации – выполнение плана, даже если в команде есть отстающие.

Если план не выполняется, менеджеры, которые уже достигли своего запланированного объема продаж, продолжают усердно трудиться, чтобы закрыть проседание коллеги. Возможные вознаграждения:

  1. Фиксированная материальная премия за выполнение общего плана, распределяемая пропорционально;
  2. Нематериальное вознаграждение для всех сотрудников в виде выездного корпоратива;

Но не обязательно РОП должен быть банален в премиях, полет Вашей фантазии никто не отменял.

Например, можно стимулировать менеджеров перевыполнить план, пообещав, что вся прибыль сверх обозначенной суммы будет потрачена на полисы дополнительного медицинского страхования сотрудников.

Хмм.. над этим надо подумать, так я еще не мотивировал

3.2. Личная мотивация

По многочисленным исследованиям было выявлено, что если не мотивировать сотрудников в отдельности, то они не только будут средне продавать, но и могут потянуть вниз всех остальных.

Именно поэтому руководитель обязан мотивировать каждого сотрудника в отдельности, так сказать – давать личный стимул. Возможные вознаграждения:

  1. Повышенный % за перевыполнение плана;
  2. Премия за лучший результат периода;
  3. Бонусы по KPI и за достижение плана

Кроме того, благоприятно на психологический настрой влияют не только деньги, но и нематериальные факторы: звание лучшего сотрудника, грамоты и наградные кубки, ужин с руководителем и ключевым клиентом. На это и личная мотивация.

4. Организация

Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников. И это самое логичное, что входит в обязанности руководителя. Но всё же дам основные направления:

  1. Регламенты. Четко описывают, что менеджер должен делать в рабочее время, в какой последовательности и в каких временных рамках;
  2. Инструменты. Разработка и предоставление сотрудникам инструментов продаж позволяет им качественно осуществлять свой функционал;
  3. Структура. Налаживает взаимодействие между отделами внутри организации, для понимания с кем продажнику необходимо взаимодействовать.

РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать.

Например, при исходящем звонке использовать один скрипит продаж, а при входящем совершенно другой.

5. Контроль

При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой. В ней включается несколько основных пунктов, а далее уже факультативы.

  1. Планерка. На них озвучиваются самые важные вопросы и решаются текущие проблемы, также обсуждается успеваемость и выполнение плана;
  2. Контроль с помощью CRM. В CRM должна своевременно вноситься история по каждому клиенту, проставляться статус и смена состояния лида;
  3. Система отчетности сотрудников. Продажники должны ежедневно отчитываться по выполненным задачам и проявленной активности;
  4. Записи разговоров. Позволяет оценить, придерживаются ли продажники скрипта, насколько качественно консультируют клиента;
  5. Дашборд. Доска результатов показывает соотношения “факт/план”, включая поступление денег на счет фирмы и дневную активность;
  6. Карта рабочего дня с оптимизацией. Карта анализируется на предмет непрофильных дел, которые не всегда сразу видны.

Причём это одно из самых слабых мест любой компании из нашего опыта. Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.

И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить. К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

6. Обучение

Хорошо работают только компетентные люди, поэтому в труд РОПа в обязательном порядке должно быть включено обучение сотрудников. Обучение бывает пяти вариантов:

  1. Первичное. Новым работникам преподается информация о том, что нужно для успешной работы;
  2. По проблемным зонам. Проводится если нужно улучшить конкретные показатели;
  3. Ситуационное. Когда нужна помощь, какие шаги необходимы в конкретной ситуации;
  4. Стратегическое. Применяется если в компании внедрили новый инструмент;
  5. Квалификационное. РОП изучает новые инструменты продаж и потом обучает этому подчиненных.

Это ещё одно слабое место. И дело даже не в менеджерах, а в целом в людях. Мы не особо любим учится. Особенно это видно у звёзд компаний, которые делают и так высокие продажи.

Но мы с Вами знаем, что всегда можно продавать лучше. Или как говорится “Нет пределу совершенства”.

Основные моменты

При подборе руководителя, важно понимать не только то, какой функционал он должен выполнять, но и то, какие качества для этого оптимальны. Также обязательно нужно учитывать права РОПа и тот регламент, по которому он будет отчитываться перед директором организации.

1. Качества РОПа

Начальник должен иметь соответствующие качества и компетенции, необходимые для полноценного выполнения должностных обязанностей. И сейчас разберем самые основные, на которые стоит обращать внимание при найме:

  1. Ориентированность на достижение результата;
  2. Амбициозность;
  3. Лидерские качества;
  4. Умение влиять на подчиненных;
  5. Навыки планирования и декомпозиции планов;
  6. Умение анализировать работу сотрудников и давать обратную связь;
  7. Навыки ведения переговоров и знание технологии продаж;
  8. Навыки анализа и управления бизнес-процессами.

При выборе нужно оценивать их наличие, имеющийся опыт работы, достижения на прежней должности, готовность принимать решения и брать на себя ответственность.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

2. Права РОПа

Зона ответственности РОПа – увеличение объема выручки организации. Причём именно через продажи, а не через маркетинг. Поэтому руководитель отдела продаж имеет полное право на следующие пункты:

  1. Набор и обучение подчиненных;
  2. Стимулирующие мероприятия;
  3. Постановку задач и требование их выполнения;
  4. Запрос информации у других руководителей;
  5. Иные гарантии по Трудовому кодексу.

Права дают РОПу возможность комфортно работать и полноценно выполнять свои должностные обязанности.

Только права должны быть у него не формальные, а реальные. Всё-таки это руководитель, а не рядовой сотрудник. Он должен чувствовать возможности для управления своим отделом продаж.

3. Отчётность РОПа

Отчитывается руководитель отдела продаж только перед своим непосредственным начальником.

Стандартно руководитель отдела продаж подчиняется генеральному директору компании, но иногда его непосредственным начальником может быть коммерческий директор или руководитель департамента продаж.

Как правило, каждый начальник выставляет свой список отчётов, лично мы рекомендуем как минимум этот:

  1. Финансовые показатели на текущий момент;
  2. Процент выполнения плана;
  3. Информацию о работе подчиненных;
  4. Описание дальнейших перспектив роста продаж.

И конечно, отчётность делится на ежедневную, еженедельную, месячную, квартальную и годовую.

Чем чаще происходят изменения в компании и в плане продаж, тем чаще и больше должно быть таких “скучных”, но очень полезных материалов.

Интересно. Если Вы хотите увеличить продажи как минимум вдвое, то настоятельно рекомендую внедрить скрипты продаж. К тому же у нас есть готовые шаблоны. Инвестиции копейки, окупятся в считанные дни. Кликайте -> Шаблон скрипта.

Коротко о главном

Идеальный руководитель отдела продаж – это человек, обладающий харизмой и лидерскими качествами, имеющий опыт работы как в качестве линейного продажника, так и руководителя отдела продаж с отличным знанием обязанностей.

Он готов самостоятельно принимать решения, нести за них ответственность, для чего имеет соответствующие навыки и компетенции.

Такой сотрудник обычно претендует на хорошую зарплату. Но самое главное, как показывает практика, хороший РОП задействует весь потенциал сотрудников, что уже в первые полгода работы приводит к значительному увеличению прибыли компании.

Так что нужно откинуть мысль “Вот когда будут деньги, тогда и найму РОПа”. Пора переходить на новый уровень “Пока у меня не будет РОПа, у меня не будет больше денег”.

По теме: Ошибки руководителя: 50+ самых описных

Источник: https://in-scale.ru/blog/rukovoditel-otdela-prodazh-obyazannosti

Личные качества и функции руководителя отдела продаж

Характеристика начальника отдела продаж

Должность руководителя отдела продаж относится к управлению среднего звена: планы, распоряжения, инструкции РОП получает от вышестоящего начальства — коммерческого директора, генерального директора или непосредственно владельца предприятия.

Специалист-администратор в целом отвечает за результативность работы своего отдела. В функции руководителя отдела продаж входит выполнение плана, руководство менеджерами, аналитическая и отчётная деятельность, взаимодействие с партнёрами, поставщиками, клиентами.

Должность «РОП» можно назвать одним из ключевых постов в компании, поскольку именно отдел продаж обеспечивает организацию прибылями. Задача руководителя заключается в обеспечении развития всех направлений деятельности отдела: работа с основной клиентской базой, возврат потерянной целевой аудитории, привлечение новых покупателей.

Профессиональный, сильный РОП должен обладать дипломатическими талантами и быть неутомимым переговорщиком, поскольку именно на его плечи ложится основная масса переговоров с клиентами, партнёрами, поставщиками.

Руководитель заключает личные сделки, принося компании гораздо больше денег, чем затрачивается на оплату его труда, а кроме того, обучает подчинённых эффективным методам работы.

Следовательно, должность РОПа можно рассматривать как доходную статью финансового плана.

Полевой командир

Известно, что каждый РОП должен уметь продавать, однако не каждый хорошо продающий менеджер способен стать руководителем отдела. Начальник должен обладать лидерскими качествами и наставническими способностями.

Руководитель «продажников» не должен раздавать ничем не подкреплённые инструкции. Он увлекает подчинённых собственным примером: «смотри и повторяй за мной». Задача руководителя — передавать свой опыт, навыки, знания.

Он следит за появлением новых техник и приёмов продаж, пробует различные методики, а затем, выбрав лучшие инструменты, обучает менеджеров работе с ними.

Наставник и «дожимщик»

РОП принимает активное участие в кадровой работе: просматривает анкеты соискателей, проводит собеседования с кандидатами.

В круг обязанностей руководителя отдела продаж входит участие в конкурсных отборах, проведение испытаний, он также оценивает профессиональное поведение кандидата в различных рабочих ситуациях, которые требуют умения и выдержки: переговоры об окончательной цене, метод «холодных звонков» и т. д.

Ответственность за обучение стажёров тоже ложится на плечи руководителя: для новых сотрудников необходимо подготовить программу адаптации, учитывающую сильные и слабые стороны каждого из принятых кандидатов, подобрать новичкам кураторов, позаботиться о том, чтобы молодые специалисты в кратчайшие сроки ознакомились со спецификой продукта, реализуемого компанией.

Кроме того, руководитель организует регулярные тренинги для персонала, цель которых — поднять на новый уровень навыки переговоров и продаж, освоить новаторские методы взаимодействия с клиентом.

На обучающие мероприятия приглашаются производственные специалисты, которые рассказывают менеджерам о достоинствах, недостатках, правилах эксплуатации и прочих нюансах, которые должен знать о продукте продающий сотрудник.

Ответственный руководитель всегда стремится превзойти установленную высшим руководством планку показателей, улучшить вчерашние результаты.

РОП никогда не дистанцируется от коллектива настолько, чтобы не замечать возникающих трудностей у кого-либо из подчинённых: он всегда готов проконсультировать, проанализировать сложную ситуацию, перехватить неудачные переговоры, «дожать» готовую сорваться сделку.

Благодаря активному участию в продажах руководитель может оперативно отслеживать малейшие изменения в потребностях и запросах целевой аудитории.

Управленец

Руководитель продаж должен обладать такими качествами, как авторитетность, умение убеждать, инициативность. В конце концов, вся деятельность любого предприятия подчинена продажам, а задача РОПа — искать незанятые области продаж, формировать коммерческие предложения.

Для этого необходимо выстраивать и поддерживать взаимодействие со смежными службами, подразделениями.

Ведь нельзя ожидать, что маркетологи самостоятельно догадаются включить в график ещё один рекламный проект, а производственники и кладовщики самостоятельно рассчитают, на сколько процентов нужно повысить объёмы выпуска продукта, чтобы удовлетворить созданный РОПом спрос.

Руководитель отдела продаж отвечает перед клиентами за репутацию компании, а кроме того, финансово заинтересован в бесперебойной работе отдела. Следовательно, РОП должен контролировать согласованность действий между различными службами.

Непосредственное административное управление подчинёнными — непростая, нервная, подчас утомительная работа. Немногие работники способны в течение всего дня бодро совершать звонки, общаться с клиентами, часто сталкиваясь с грубостью, агрессией, равнодушием собеседника.

Если не контролировать рабочий процесс, менеджеры будут большую часть времени проводить впустую, невзирая на то, что кровно заинтересованы в уровне личных продаж. Руководитель должен выстроить систему нормативов, понятную каждому сотруднику и неукоснительно контролировать выполнение заданных показателей.

С должным управленческим воздействием менеджеры способны показывать результаты, в несколько раз превосходящие их привычный уровень.

Оперативные обязанности и функции руководителя отдела продаж

У большинства линейных руководителей, в том числе у РОПа, оперативная (текущая) работа отнимает большую часть рабочего дня, хотя при правильной организации и систематизации необходимых оперативных мероприятий этот процесс можно сократить до нескольких часов.

Обязанности, обеспечивающие непрерывное оперативное управление деятельностью отдела продаж:

  1. планирование — руководитель регулярно занимается составлением планов продаж на неделю, месяц, квартал или год, корректируя планы в соответствии с изменениями внешней или внутренней среды предприятия; план продаж должен дополняться расчётами ежедневного объёма реализации отдела и каждого сотрудника, а также содержать указания на необходимые действия, которые помогут достичь запланированных показателей;
  2. установление показателей ежедневной активности — каждый менеджер должен знать свою ежедневную норму продаж;. поскольку руководитель лично участвует в подборе персонала, он не вправе списывать производственные неудачи на неумелых или нерасторопных подчинённых, его задача — выстроить функционал каждого работника максимально эффективным способом;
  3. мотивация персонала — важнейший инструмент управления, который складывается из материальной и нематериальной частей; считается, что эффективным соотношением вознаграждения продающего менеджера является следующая формула: гарантированный оклад — тридцать процентов, мягкий оклад — десять процентов, премии и бонусы — шестьдесят процентов. Нематериальное поощрение может включать в себя предоставление дополнительных выходных, право частичной корректировки собственного графика, предоставление выбора времени отпуска, а также очень простой, но действенный способ мотивации — публичную, искреннюю похвалу за реальные достижения;
  4. организационная работа подразумевает распределение обязанностей между подчинёнными, регламентирование взаимодействия сотрудников, проведение ежедневных и еженедельных совещаний с целью корректировки допущенных ошибочных действий, схем, методов;
  5. контроль — это важный этап оперативной работы, выражающийся в составлении отчётности, аналитической работе (например, анализ среднего чека работника или отдела), настройке воронки продаж.

Стратегические обязанности

Стратегические задачи обеспечивают поддержание долгосрочных интересов компании: удержание положения на рынке, создание благоприятной репутации компании, достижение стратегических целей.

Занимая один из ключевых постов предприятия, РОП активно участвует в стратегической деятельности.

  1. Разработка бизнес-плана по продажам. Бизнес-план для отдела продаж — это карта развития предприятия. Поскольку реализация продукции является приоритетной задачей и смыслом существования любой компании, составление стратегического бизнес-плана должно начинаться с разработки плана продаж, который обеспечит прибыль. Только потом, определившись с необходимыми показателями, руководство начинает подсчитывать объём различных ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей.
  2. Потребительские свойства продукта. Руководитель отдела продаж может и должен инициировать изменение потребительских свойств выпускаемой продукции, поскольку ни маркетологи, ни высшее руководство, ни технические специалисты не взаимодействуют с целевой аудиторией напрямую и не имеют возможности немедленно замечать изменения спроса и потребностей клиента.
  3. Ключевые моменты стратегии продаж. Считается, что стратегией должны заниматься маркетологи и высший руководящий орган компании, однако руководитель отдела продаж должен обладать как минимум правом совещательного голоса в этом процессе. РОП ежедневно решает такие вопросы, как привлечение, удержание заказчиков, возврат утерянной клиентуры. Выстраивать генеральную политику без практических знаний РОПа о рынке неразумно.

Мотивация руководителя отдела продаж

Вознаграждение руководителя отдела продаж ни в коем случае не должно быть привязано к уровню его личных продаж.

Некоторые директора прибегают к такому приёму, надеясь убить сразу двух зайцев — повысить продажи, а заодно компенсировать расходы на содержание РОПа. Но на самом деле подобная хитрость приводит к развалу отдела продаж.

Руководитель — это прежде всего администратор, а не продавец, если же его доход будет зависеть от личных продаж, никто не заставит его заниматься управленческими функциями — он будет продавать.

Вознаграждение руководителя отдела реализации должно складываться из нескольких статей:

  • твёрдый оклад за фактически отработанное время — не более пятидесяти процентов;
  • плавающий оклад — его размер зависит от степени выполнения ключевых задач в отчётном периоде: результаты работы подразделения и каждого сотрудника; результаты подбора, обучения кадров;
  • бонусы — бонусная система стимулирует работников и их начальника продавать больше запланированного; например, в бонусную систему можно заложить требование превысить план на двадцать процентов, чтобы получить прибавку или указать необходимым условием ровную, бесперебойную работу отдела в течение месяца.

Необходимо учитывать, что сотрудник подобного уровня не ориентирован только на деньги. Руководитель должен иметь и нематериальные стимулы, которые подчёркивают его важность для компании.

Система отчётности РОПа

Руководитель должен организовать в отделе систему отчётности. Личные отчёты менеджеров анализируются, суммируются, затем на их основе регулярно составляется сводный отчёт подразделения.

Результаты анализа вносятся в таблицу:

  • объём продаж за заданный период;
  • полученная прибыль;
  • количество привлечённых клиентов;
  • доход в процентах;
  • количество повторных заказов;
  • общее количество продаж;
  • величина среднего чека и другие индикаторы.

Количество и характер показателей могут отличаться в зависимости от направления деятельности предприятия, однако РОП должен регулярно заниматься отчётностью, чтобы иметь возможность проконтролировать достижение заданных планом показателей.

Благодаря личным отчётам менеджеров начальник может делать выводы о продуктивности каждого работника и при необходимости принимать соответствующие решения.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж: описание обязанностей и функций

Утверждение на должность руководителя отдела продаж сопровождается подписанием соответствующего договора. Типовая инструкция для линейного руководителя состоит из нескольких параграфов, которые могут дополняться в зависимости от специфики деятельности компании или по желанию одной из сторон:

  1. общие положения описывают смысл и содержание должности, определяют список необходимых компетенций, устанавливают иерархию подчинения, закрепляют порядок приёма на работу и расторжения договора;
  2. раздел «Должностные обязанности» предусматривает описание базовых обязанностей руководящего работника: контроль за нормальным функционированием отдела, работа с документацией, плановая и аналитическая деятельность, расширение клиентской базы и т. п.
  3. Параграф «Права и ответственность» закрепляют за работником права, предусмотренные законодательством, а также особый перечень прав и полномочий, прописанный для данной должности: право принятия самостоятельных решений по ряду вопросов; постановка задач персоналу, право на информированность относительно вопросов, имеющих отношение к работе подразделения, и другие права. Ответственность руководителя проистекает из списка возложенных на него должностных обязанностей.

Кроме того, инструкция для линейного руководителя может содержать особый раздел, информирующий о специфических требованиях, предъявляемых начальнику отдела продаж.

Эта часть инструкции говорит о личных качествах, которыми должен обладать РОП, — стрессоустойчивость, инициативность, аналитический склад ума, быстрая обучаемость.

Раздел также дополняется требованиями, предъявляемыми к профессиональным знаниям и навыкам новоиспечённого руководителя.

Руководитель отдела продаж: можно ли стать идеальным начальником?

Характеристика начальника отдела продаж

27.11.2020

Что такое идеальный начальник? Попробуем примерить эту роль на себя. Итак, вы — начальник, а значит должны быть эффективным руководителем, исполнять распоряжения вышестоящего начальства, постоянно совершенствоваться в работе, повышать эффективность и держать показатели отдела на примерном уровне примерных показателей в своём отделе.

Иными словами, вы одновременно должны:

  1. Достигать результатов, ради которых существует компания.
  2. Быть эффективным администратором.
  3. Обладать предприимчивостью и уметь управлять любыми изменениями.
  4. Уметь обеспечить жизнеспособность организации в долгосрочной перспективе.

А каким видят идеального начальника ваши подчинённые? Если совсем утрированно, то это человек, который отпускает домой пораньше и платит побольше.

А если объективно, то это лидер, который не боится признать свои ошибки, способен осуществлять общее руководство и вести подчиненных к выполнению задач не через принуждение и угрозы, а грамотной постановкой задач и умением стимулировать.

Кроме того, на определение идеальности влияет отсутствие заносчивости, личной неприязни, грубости, склонности к частым волевым решениям. Вот и выходит, что:

  • во-первых, критериев идеальности для одного человека слишком много;
  • во-вторых, понятие «идеальный» с точки зрения самого руководителя и подчинённых разнится.

Идеальным стать нельзя…Отличным — можно

Идеальный руководитель не имеет недостатков и способен справляться со всеми видами управленческой деятельности одинаково хорошо. На практике — это миф. Реальный управленец идеально справляется не более, чем с двумя функциями из четырёх, перечисленных выше. Выполнить все можно, если собрать взаимодополняющую команду.

А вот стать хорошим начальником — вполне можно. Для этого нужно:

  • знать свои сильные и слабые стороны;
  • уметь правильно делегировать полномочия;
  • выбрать линию между соблюдением интересов руководства и интересами подчиненных;
  • эффективно выполнять свою работу.

Если при этом в характеристиках личности руководителя присутствуют харизма, доброта и человечность, то портрет отличного начальника можно считать завершенным.

Отличный начальник отдела продаж должен знать свою работу, уметь организовывать процессы и подбирать кадры. Также необходимо разбираться в составляющих для отдела продаж.

KPI для менеджеров: к каждому сотруднику нужно подобрать свой «ключ»

KPI — это ключевые показатели эффективности персонала. Идеального алгоритма подбора KPI нет, но есть базовые критерии, которые помогут наладить эффективную работу отдела продаж.

1. Определение главной цели. Цель может выражаться в объемах продаж или конкретных объемах дохода на квартал или год, которые нужно достигнуть.

2. Конкретные задачи. Нужно ставить перед сотрудниками конкретные задачи, при этом описать вклад, который несет решение задач каждым менеджером в общую «копилку».

3. Акцент на действии. Необходимо внушать сотрудникам, что продажи — это конкретные действия, направленные на потенциального покупателя. Обзвон баз данных, работа с клиентом — все это в совокупности увеличивает эффективность.

Шаблон анализа продаж

Любая продажа имеет рад критериев и характеристик. К ним можно отнести следующие:

  • Спрос на конкретные товары и услуги. Динамика продаж. Для учета этого критерия ведется специальная статистика, которая учитывается при увеличении или уменьшении объемов продаж.
  • Стоимость товаров и формирование дохода от продаж. Рост продаж, то есть анализ разницы прибылей за конкретные периоды.
  • Эквивалент цена товара — прибыль. То есть суммарный доход от продажи услуг и товаров в рублях или другой валюте, условных единицах.

Из этих критериев составляются шаблоны, по которым отслеживается качество и количество продаж.

Пользуйтесь формами простых и мотивирующих отчетов

Простая форма отчета для мотивации должна содержать в себе обобщенные позитивные данные о результатах за квартал. Результаты могут быть выражены в сумме прибыли от продаж комплексно, но можно использовать упоминание в отчете вклада каждого сотрудника.

Такой отчет может быть использован как внутренний документ отдела продаж с целью мотивации подчиненных. Составляется он непосредственным руководителем. Этот критерий определяет руководителя как хорошего начальника, заинтересованного в успехах отдела.

Составляйте карты управления дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность — для фирмы это серьезное затруднение, которое связано с невыплатой партнерами стоимости оказания услуг или покупки товаров. Часто неплательщиками могут стать надежные и проверенные фирмы.

Как часть комплексного подхода в решении этого затруднения выступает создание карты управления задолженностями.Можно создать картотеку на неплательщиков, завести по каждому должнику документ с рекомендациями и указанием проведённых мероприятий.

Учет базовых ментальных характеристик, проработка поведенческого фактора, а также знание основных методов работы в отделе продаж помогут любому сотруднику достигнуть высот и стать очень хорошим начальником.

Источник: https://www.fcaudit.ru/blog/rukovoditel-otdela-prodazh-mozhno-li-stat-idealnym-nachalnikom/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.