Журнал учета актов образец

Образцы

Журнал учета актов образец

В данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего.

Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом – по основной деятельности.

Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.

В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.

Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:

Титульный лист

Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу “вид/группа приказов” – указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.

Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует.

Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.

Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):

РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА

Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:

В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:

1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;

2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности 

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный.

Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.

https://www.youtube.com/watch?v=BjY6cGKyZic

Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

  • № п/п,
  • дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
  • фамилия, имя, отчество работника,
  • должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
  • структурное подразделение,
  • номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
  • наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
  • период освобождения от работы (с какого по какое число),
  • количество дней нетрудоспособности,
  • также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то – куда передан листок нетрудоспособности.

Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: “Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения”. В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание».

Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.

Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

Журнал регистрации трудовых договоров.

Титульный лист

2 и 3 страницы журнала (разворот):

Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров

Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/ardnaskela/obrazcy-goriachih-jurnalov-kadrovika-5eb9b9c7bca2ec5606d8147b

Журнал регистрации локальных нормативных актов

Журнал учета актов образец

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы 

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал регистрации локальных нормативных актов – применяется для регистрации нормативных документов, разрабатываемых и утверждаемых в организации (локальных нормативных актов).

Пример заполнения основного раздела журнала:

Локальные нормативные акты – акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.

Трудовое законодательство предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

  • заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
  • заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
  • работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (ТК РФ, Часть III, ст. 68)

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

  • локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
  • штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
  • другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание (Форма Т-3)  и график отпусков (Форма Т-7).

Некоторые виды локальных нормативных актов 

Обязательные документы:

  • Штатное расписание (Форма Т-3) (бланк, скачать)
  • Правила внутреннего трудового распорядка (пример, скачать)
  • Программа вводного инструктажа (пример, скачать)
  • Положение об охране труда

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

  • Коллективный договор – обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
  • Положение об оплате труда и премировании – обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
  • Должностные инструкции – обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
  • Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы – обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  • График сменности обязателен при наличии сменной работы.
  • Положение о коммерческой тайне – обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
  • И др.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/5132/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.